Como gerir a Agenda dos Profissionais

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Set, 2018

A Agenda dos Profissionais dispõe de uma multitude de filtros, estados, e ações que pode adequar às suas necessidades e à dos seus clientes e, possivelmente, não sabe por onde começar a utilizar todas estas funcionalidades de forma a otimizar as suas tarefas. Não queremos que a gestão das agendas seja mais uma dor de cabeça na organização do seu ginásio. Neste guia, vamos ensiná-lo a tirar proveito desta ferramenta da OnVirtualGym com a finalidade de desmistificá-la e tornar o seu dia-a-dia muito mais fácil. Aceda à sua aplicação e acompanhe-nos neste tutorial!

Navegação na Agenda

Na abertura da Agenda dos Profissionais depara-se a princípio e em grande plano com uma visão do calendário que pode personalizar, ao passo que pode-se ver em termos mensais, semanais ou diários, de acordo com a preferência. Independentemente da visualização que escolher, consegue também observar as tarefas que tem agendadas em diferentes cores, nos diferentes horários e os clientes às quais estão atribuídas. No topo, tem a opção de ver todos os filtros que pode utilizar e que poderá selecionar com o propósito de filtrar por Ginásio, Funcionários, Cargos, Sócios, Tipos de Tarefa (sendo que estas são personalizáveis e variam de ginásio para ginásio), Disponibilidade e por Estado de Tarefas.

Como Utilizar os Filtros

Nem sempre há relevância ou conveniência em ver todas as tarefas numa semana. É por isso que os filtros são tão preciosos: garantem-lhe uma visão da agenda segundo várias perspectivas, e todas elas podem-no auxiliar na tomada de diversas decisões, tendo direto acesso à informação de que precisa. Vamos, por conseguinte, começar por perceber as diferenças entre os filtros e como  eles o podem ajudar.

1. O primeiro filtro de fato é muito simples: permite-lhe filtrar pelo “Ginásio” que quer analisar, por “Funcionários” e por “Cargo”. Em suma, pode fazer uso da barra lateral esquerda, após clicar na opção “Funcionários”, na qual pode selecionar um ou mais profissionais do ginásio e, assim dessa forma, visualizar a agenda dos mesmos. Além disso, como mencionado, pode filtrar a agenda segundo os cargos dos funcionários, caso necessite de analisar as tarefas de apenas um grupo de profissionais, por exemplo, todos os Nutricionistas ou Personal Trainers do seu ginásio.

2. Em segundo lugar, o filtro por “Sócios” proporciona-lhe uma agenda desenhada como resultado de certas características dos seus sócios. Em virtude dos filtros existentes, consegue procurar por tarefas relativas a um cliente em específico consoante o seu número sócio, nome, número de telemóvel, serviço PT, data de inscrição e por idade.

3. Com o terceiro filtro, pode filtrar por “Confirmação de Sócio”, ou seja, tem acesso a uma agenda moldada pelas tarefas que aguardam a confirmação, que já foram confirmadas ou que tenham sido canceladas, deste modo, facilita a gestão da sua agenda bem como a comunicação com o sócio sobre a sua disponibilidade para determinado horário.

4. Em quarto, tem o filtro por Tipos de Tarefas”, com a finalidade de propocionar uma visão distinta dos outros ao poder selecionar o tipo de tarefa que quer visualizar na sua agenda. Pode eleger as tarefas que lhe são de maior relevância, por exemplo, todas as tarefas relacionadas a Avaliações Físicas, neste caso selecionaria, como na imagem demonstrativa, “1ª Avaliação Física”, “Marcar Avaliação Física”, “Marcar Reavaliação Física” e “Reavaliação Física”.

5. O filtro por “Disponibilidades” faz um cruzamento com o “Mapa de Disponibilidade”, com o propósito de verificar a disponibilidade dos profissionais em cada ginásio para a marcação de tarefas na sua agenda. No “Mapa de Disponibilidade Semanal”, são apresentadas as ocupações dos profissionais, a fim de salientar, por exemplo, a “area verde”, designada de “Horas de Marcação”. As opções existentes são: “Sala de Exercício”, “Horário de PT”, “Aulas de Grupo” e “Horas para Marcação”.

6. Por último, evidenciamos o Estado de Tarefas”. Primordialmente, a informação a reter é de que as tarefas podem ter 4 grupos: podem estar “Abertas”, “Adormecidas”, “Fechadas” e “Canceladas”.

a. Em primeiro lugar, Tarefas “Abertas”

Em resumo, as Tarefas Abertas reportam para as marcações agendadas com a sua atual base de clientes e que ainda não foram finalizadas. No entanto, dentro do grupo das Tarefas Abertas, encontram-se 3 estados, sendo que uma Tarefa Aberta poderá estar “Em Aberto”, “Prazo Excedido” ou “A Expirar”.

  1. Em Aberto” são as tarefas que faltam mais de 7 dias para concluir a sua execução conforme o tempo útil.
  2. “A Expirar” são as tarefas que, eventualmente, estão próximas do fim do seu prazo.
  3. “Prazo Excedido” são as tarefas abertas que entretanto ultrapassam o prazo estabelecido para a sua finalização.

b. Em segundo lugar, Tarefas “Adormecidas”

Uma Tarefa Adormecida consiste numa atividade a ser marcada com um cliente que está, de momento, “adormecido”, portanto, não tem frequentado o ginásio num certo intervalo de tempo. Estas tarefas são transitadas automaticamente para este estado pelo sistema, embora possam ser reabertas, consoante a sua necessidade.

c. Em terceiro lugar, Tarefas “Fechadas”

As Tarefas Fechadas são grupos de tarefas que foram concluídas e que, como as tarefas abertas, podem ter diferentes estados. Uma Tarefa Fechada pode estar “Fechada com Sucesso” ou “Fechada com Atraso”.

  1. Ao passo que “Fechadas com sucesso” são as tarefas que foram concluídas dentro dos limites temporais convencionados.
  2. Em contrapartida, “Fechadas com atraso” são as tarefas que foram concluidas fora do prazo estipulado.

d. Em quarto lugar, Tarefas “Canceladas”

As Tarefas Canceladas são tarefas que, de acordo com o cliente ou o profissional, tiveram de ser anuladas. Podem ser reabertas no caso de haver interesse a fim de um novo agendamento.

Ao selecionar uma tarefa, é disponibilizada um conjunto de informações necessárias, tendo como opções existentes a “Informação Geral”, “Observações” e “Lembrete”.

a. Em primeiro lugar, “Informação Geral”

Em resumo, nesta opção temos acesso a toda a informação relevante da tarefa, como a “Ficha de Cliente” e “Subtarefas”. Sendo que nesta ultima, “Subtarefas”, existem “metas” obrigatórias a cumprir que, quando concluídas, é disponibilizada a opção de “Fechar Tarefa”

b. Em segundo lugar, “Observações”

Por analogia, esta opção é designada para a submissão e visualização de todas as observações correspondentes á tarefa.

c. Em terceiro lugar, “Lembrete”

Por fim, o “Lembrete” é composto por um calendário onde se pode designar datas para notificar o gestor sobre a tarefa.

O que esperar

Portanto com a nossa ajuda, a Gestão da Agenda dos Profissionais certamente não tem de ser uma missão dolorosa, logo após ao aprender a gerir tarefas e a escolher os filtros, por certo terá a informação que deseja ao seu alcance e uma maior facilidade em otimizar toda a agenda do seu ginásio para, assim, nunca perder uma oportunidade de se conectar com o seu cliente. Está agora um passo mais perto de concretizar os seus objetivos, mas há sempre mais a aprender, fique atento aos nossos tutoriais com o intuito de saber mais sobre a Gestão da Agenda dos Profissionais.

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