8 dicas simples para fazer uma Gestão eficaz dos seus Emails

A comunicação digital tornou-se a via principal através da qual mantemos o contacto com o mundo. Com milhões de utilizadores por todo o mundo a enviar emails diariamente, as nossas caixas de correio eletrónico estão mais cheias do que nunca!

Inbox com zero mensagens… um objetivo difícil de alcançar, não é verdade? Por vezes até lhe deve parecer que os emails se multiplicam! E o que dizer do arquivo de mensagens lidas e da organização dos emails por temas, cada um na sua respetiva pasta? Para não falar do “ruído” que invade a nossa caixa de emails e que não nos permite separar o supérfluo do verdadeiramente importante. Se recebe diariamente vários emails e já não tem mãos a medir, provavelmente está na hora de procurar uma solução para a gestão eficaz da caixa de emails. Sem dúvida que isso lhe trará grandes ganhos de produtividade, clareza da informação a processar, mais tempo para se dedicar a outras tarefas e, já agora, menos stress.

Acreditamos que a gestão eficaz dos emails assenta em 3 fatores principais: prática, organização e atenção ao detalhe. Compilamos 8 dicas essenciais para que não se “afunde” no meio de tantos emails para ler, tantos assuntos para tratar, tantas coisas a responder. Esperamos que lhe seja útil.

1. Verifique a sua caixa de emails (só) duas a três vezes por dia

De todas as dicas esta será, provavelmente, a mais discutível. Afinal de contas, se não estamos sempre de olho no email corremos o risco de deixar passar algo importante. Ainda assim é necessário fazer uma ponderação. Será que é mesmo necessário ir à caixa de email 50 ou 100 vezes por dia? A não ser em casos pontuais provavelmente pode fazer essa gestão de uma forma mais programada. Pode, por exemplo, verificar a caixa de emails logo pela manhã e voltar à mesma perto da hora do almoço, reservando um tempo para responder aos emails. Analise a sua agenda e programe o processamento dos emails de uma forma ajustada.

2. Utilize o princípio 80/20

Por outras palavras faça um levantamento dos emails e selecione os 20% mais importantes: são estes que merecem toda a sua atenção e máxima prioridade. Quanto aos restantes 80%, adie para mais tarde e se possível delegue a resposta aos mesmos.

3. Agende a resposta aos emails

Pode classificar os emails por tempo de resposta, do género “responder até ao dia xx”. Dessa forma terá mais tempo para pensar na resposta.

4. Lembre-se que não precisa abrir ou responder a todos os emails

Por outro lado, se pretende ter uma caixa de emails mais limpa, opte por cancelar a subscrição de newsletters que não lê.

5. Crie templates

Se envia emails similares com muita frequência, pode criar um ou vários templates com a resposta programada. Imaginemos, por exemplo, que todas as semanas precisa de enviar um relatório por email, com determinada informação. Ao invés de perder tempo a escrever a mesma mensagem todas as semanas, pode fazer “copy-paste” do template. Assim já tem a informação pronta e pode poupar tempo.

6. Leia apenas os emails que são relevantes

Quanto aos emails menos relevantes ou mesmo sem interesse, coloque-os numa pasta à parta e abra-os quando houver necessidade (e tempo).

7. Organize a sua caixa de emails

Utilize pastas, etiquetas e hierarquias para organizar os emails por assunto, remetente, prioridade ou outro tipo de filtro que faça sentido para si.

8. Seja curto e conciso nas respostas

A precisão e a eficácia são aspetos a considerar quando escreve emails. Os emails curtos são mais fáceis de ler, facilitam a comunicação, aumentam o foco e reduzem o tempo de resposta. Ainda assim, comunique sempre de forma cordial e 100% profissional.

Concluindo esperamos que estas dicas o ajudem a fazer a gestão dos emails de forma mais rápida e eficaz. Como faz a gestão diária da sua caixa de emails para se manter organizado? Partilhe connosco as suas ideias na caixa de comentários. Até lá, sugerimos a leitura deste artigo para construir uma newsletter perfeita.