4 ferramentas digitais imprescindíveis para a Gestão de Projetos

Gerir tarefas, equipas e projetos requer uma boa capacidade de organização. Felizmente, existem ferramentas e aplicações digitais que podem ser uma grande ajuda!

Segundo a Hubspot, existem 10 questões que deve fazer-se antes de investir numa ferramenta de gestão de projetos:

1. A ferramenta é adaptável ao crescimento da empresa?
2. É fácil de utilizar
3. É flexível?
4. Existem opções de personalização?
5. Quais são as caraterísticas mais importantes?
6. Como é feita a sua utilização?
7. Que integrações inclui?
8. Pode ser utilizada remotamente?
9. Requer assistência técnica constante?
10. Serve os objetivos de gestão de projeto?

Neste artigo partilhamos um guia bastante útil, com 4 ferramentas que lhe vão facilitar a vida, na hora de gerir projetos.

Trello

O Trello é a ferramenta de gestão de projetos por excelência! Simples, intuitivo e visualmente apelativo, o Trello é um poderoso organizador de tarefas que não vai querer perder. E, ainda, pode ser utilizado de forma gratuita!

O Trello é uma ferramenta colaborativa que organiza projetos em quadros (boards) e listas de tarefas individuais ou em equipa. Cada lista recebe cartões com descrições, datas de entrega, checklists e objetivos, só para citar alguns exemplos.

A sua interface é simples e efetiva, com apenas um clique pode “arrastar” as tarefas e organiza-las de forma versátil e intuitiva. Traz ainda a possibilidade de anexar ficheiros, e organização de “tags” por cores. Apesar da versão gratuita ser muito completa, tem também uma versão paga a partir de 3 utilizadores por equipa.

Vantagens do Trello:

• Sistema de arrastar e soltar permite mudar o estado de uma tarefa de forma simples e rápida.
• Permite compartilhar informação relacionada com a tarefa através de explicações e arquivos de forma rápida e eficaz.
• Visualmente apelativo para máxima eficácia na organização, gestão e monitorização das tarefas.
• Permite ampliar a sua utilização para vários membros da equipa através de um plano de pagamento acessível, com várias funcionalidades incluídas.

Slack

O Slack é uma excelente ferramenta para comunicar em equipa, através de chats. O seu grande benefício está na forma simples, eficaz e intuitiva de centralizar toda a informação, incluindo mensagens e arquivos. Por outras palavras, evita desperdiçar tempo valioso à procura de um e-mail, de um ficheiro ou de algum detalhe do projeto. Com o Slack, a informação fica toda num só lugar, com grandes ganhos de produtividade no trabalho de equipa.

Vantagens do Slack:

• Acessível através de qualquer browser e da app.
• Ótima ferramenta para colaborar em tempo real, quando há necessidade de uma ação rápida e direta.
• Permite consultar o historial de todas as atividades relacionadas com o projeto.
• Possibilidade de categorizar canais.
• Inclui emojis e gifs integrados o que torna a comunicação mais agradável.
• Permite fazer pesquisa com diferentes parâmetros e filtros.

Asana

O Asana é semelhante ao Trello, permitindo organizar projetos em quadros e listas intuitivas. Pode perceber, por exemplo, em que etapa se encontra o projeto, monitorizando as tarefas de cada membro da equipa. Com o Asana pode ter uma visão clara do cronograma de trabalho, para se manter a par dos deadlines e priorizar tarefas.

Vantagens do Asana:

• Permite compartilhar informação com a equipa de forma privada e segura.
• Muito completo ao nível das integrações.
• Oferece um bom nível de flexibilidade, mesmo para projetos mais complexos.
• A versão paga é mais completa que a do Trello.
• Excelente relação custo-benefício.

Basecamp

O Basecamp é uma ferramenta muito completa para gestão de projetos, mesmo para quem não tem experiência com este tipo de software. Desde emails, mensagens ou agendamento no calendário, não precisa de utilizar aplicações externas para o fazer, pois encontra essas opções centralizadas no Basecamp. O principal objetivo do Basecamp é dar prioridade às tarefas, atividades e projetos mais significativos, melhorando a comunicação virtual entre as equipas.

Vantagens do Basecamp:

• Centraliza a informação.
• Chat integrado.
• Organização eficiente de ficheiros.
• Checklist para gerir tarefas pendentes e realizadas.
• Facilita a transferência de ficheiros.

Que ferramenta de gestão de projetos vai utilizar

Estas 4 ferramentas são um ótimo ponto de partida para começar a gerir projetos de forma mais rápida, simples e eficaz. Aconselhamos a que explore cada uma delas e decida qual é a que melhor se adapta às suas necessidades de gestão.

Conhecia algumas destas ferramentas? Que recomendação gostaria de acrescentar a esta lista? Já utiliza alguma outra ferramenta na gestão dos seus projetos? Deixe-nos um comentário.