8 consejos sencillos para una Gestión eficaz de sus Correos Electrónicos

La comunicación digital se ha convertido en la principal forma de mantenernos en contacto con el mundo. ¡Con millones de usuarios de todo el mundo enviando correos electrónicos diariamente, nuestros buzones están más llenos que nunca!

Bandeja de entrada con cero mensajes… un objetivo difícil de alcanzar, ¿no? ¡A veces incluso puede parecer que los correos electrónicos se multiplican! ¿Y qué hay del archivo de mensajes leídos y de la organización de los correos electrónicos por temas, cada uno en su respectiva carpeta? Para no hablar del “ruido” que invade nuestro buzón de correo electrónico y que no nos permite separar lo superfluo de lo verdaderamente importante. Si recibe varios correos electrónicos diariamente y se siente abrumado, probablemente sea el momento de buscar una solución para la gestión eficaz del buzón de correo electrónico. Sin duda, esto le aportará más productividad, claridad en la información a procesar, más tiempo para dedicar a otras tareas y, por cierto, menos estrés.

Creemos que la gestión eficaz de los correos electrónicos se basa en 3 factores principales: práctica, organización y atención a los detalles. Hemos recogido 8 consejos clave para que no se «hunda» en medio de tantos correos electrónicos que leer, tantos asuntos que tratar, tantas cosas que responder. Esperamos que le sean útiles.

1. Verifique su buzón de correo electrónico (solo) dos o tres veces al día

De todos los consejos, este es probablemente el más discutible. Al fin y al cabo, si no estamos siempre atentos a nuestro correo electrónico, corremos el riesgo de perder algo importante. Aun así, es necesario hacer algunas ponderaciones. ¿Es realmente necesario ir al buzón de correo electrónico 50 o 100 veces al día? Salvo en casos puntuales, probablemente puede hacer esta gestión de forma más programada. Por ejemplo, puede consultar su buzón de correo electrónico a primera hora de la mañana y volver a hacerlo alrededor de la hora del almuerzo, aprovechando el tiempo para responder a los correos. Analice su agenda y programe el procesamiento de los correos electrónicos en función de la misma.

2. Utilice el principio 80/20

En otras palabras, analice sus correos electrónicos y seleccione el 20 % más importante: son los que merecen toda su atención y la máxima prioridad. En cuando al 80 % restante, déjelo para más adelante y, si es posible, delegue su respuesta.

3. Programe la respuesta a los correos electrónicos

Puede clasificar los correos electrónicos por tiempo de respuesta, como «responder hasta el día xx». Así tendrá más tiempo para pensar su respuesta.

4. Recuerde que no es necesario abrir o responder a todos los correos electrónicos

Por otro lado, si quiere tener el buzón de correo electrónico más limpio, opte por cancelar la suscripción a los boletines que no lea.

5. Cree plantillas

Si envía correos electrónicos similares con mucha frecuencia, puede crear una o varias plantillas con una respuesta programada. Por ejemplo, imaginemos que cada semana hay que enviar un informe por correo electrónico, con determinada información. En lugar de perder el tiempo escribiendo el mismo mensaje cada semana, puede «copiar y pegar» la plantilla. De este modo, ya tiene la información preparada y puede ganar tiempo.

6. Lea solo los correos electrónicos que sean relevantes

En cuanto a los correos electrónicos menos relevantes o incluso poco interesantes, póngalos en una carpeta aparte y ábralos cuando surja la necesidad (y el momento).

7. Organice su buzón de correo electrónico

Utilice carpetas, etiquetas y jerarquías para organizar los correos electrónicos por asunto, remitente, prioridad o cualquier otro tipo de filtro que le parezca adecuado.

8. Sea breve y conciso en sus respuestas

La precisión y la eficacia son aspectos cuando se escriben correos electrónicos. Los correos electrónicos cortos son más fáciles de leer, facilitan la comunicación, aumentan la atención y reducen el tiempo de respuesta. Aun así, comuníquese siempre de forma cordial y 100 % profesional.   En conclusión, esperamos que estos consejos le ayuden a gestionar los correos electrónicos de forma más rápida y eficaz. ¿Cómo gestiona su buzón de correo electrónico diariamente para mantenerse organizado? Comparta con nosotros sus ideas en el cuadro de comentarios. Hasta entonces, le sugerimos que lea este artículo para construir un boletín informativo perfecto.